ಡಚ್ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಡೇಟಾ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು: ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಎಷ್ಟು ಕಾಲ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬಹುದು?

ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇಡಲು ಡಚ್ ಕಾನೂನು ದ್ವಿಪಕ್ಷೀಯ ವಿಧಾನವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಹಣಕಾಸು ದಾಖಲೆಗಳಂತಹ ವ್ಯವಹಾರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕನಿಷ್ಠ ಏಳು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು, ಆದರೆ GDPR ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅದರ ಉದ್ದೇಶಿತ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಅಗತ್ಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಇಡಬಾರದು.

ಇದು ಕಾನೂನು ಬಾಧ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವುದು ಮತ್ತು ಗೌಪ್ಯತೆಯ ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಗೌರವಿಸುವುದರ ನಡುವೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಸಮತೋಲನವನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತದೆ.

ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ಗ್ರಾಹಕರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಕಾನೂನುಬದ್ಧವಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಹೆಣಗಾಡುತ್ತವೆ. ನೀವು ಹಣಕಾಸಿನ ದಾಖಲೆಗಳು, ಉದ್ಯೋಗಿ ಡೇಟಾ ಅಥವಾ ಸಾಮಾನ್ಯ ಗ್ರಾಹಕರ ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ ವ್ಯವಹರಿಸುತ್ತಿದ್ದೀರಾ ಎಂಬುದರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ನಿಯಮಗಳು ಬದಲಾಗುತ್ತವೆ.

ಕೆಲವು ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಾನೂನುಗಳಿಂದ ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ, ಆದರೆ ಇನ್ನು ಕೆಲವು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಅಗತ್ಯಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸಮಂಜಸವಾದ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವಂತೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಒತ್ತಾಯಿಸುತ್ತವೆ.

ಈ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ನೆದರ್‌ಲ್ಯಾಂಡ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಡೇಟಾ ಧಾರಣವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಕಾನೂನು ಚೌಕಟ್ಟನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಡೇಟಾ ಧಾರಣ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.

ವಿವಿಧ ಡೇಟಾ ಪ್ರಕಾರಗಳಿಗೆ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು, ಡೇಟಾ ಅಳಿಸುವಿಕೆಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ಹೇಗೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರು ತಮ್ಮ ಮಾಹಿತಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಯಾವ ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ನೀವು ಕಲಿಯುವಿರಿ.

ಡಚ್ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ದತ್ತಾಂಶ ಧಾರಣದ ಮೂಲ ತತ್ವಗಳು

ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವಾಗ ಡಚ್ ಕಾನೂನು ಮೂರು ಪ್ರಮುಖ ತತ್ವಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತದೆ: ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಅದರ ಮೂಲ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಮಾತ್ರ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು, ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕನಿಷ್ಠ ಮೊತ್ತವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ದಾಖಲಿಸಬೇಕು.

ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾ ಸಂಸ್ಕರಣೆಯಲ್ಲಿ ಉದ್ದೇಶದ ಮಿತಿ

ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಮಾತ್ರ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ನೀವು ಆದೇಶವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲು ಗ್ರಾಹಕರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ್ದರೆ, ಆ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ನೀವು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಒಪ್ಪಿಗೆಯನ್ನು ಪಡೆಯದ ಹೊರತು ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್‌ಗಾಗಿ ಆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಯಾವುದೇ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಸ್ಪಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಲು GDPR ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತದೆ. ಆ ಉದ್ದೇಶ ಕೊನೆಗೊಂಡಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣಕ್ಕಾಗಿ ಕಾನೂನು ಆಧಾರವೂ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.

ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರ ವಹಿವಾಟನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ನಂತರ ಮತ್ತು ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ, ಇನ್ನೊಂದು ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ಉದ್ದೇಶ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ನೀವು ಅವರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಳಿಸಬೇಕು.

ಮಾನ್ಯ ಕಾನೂನು ಆಧಾರವಿಲ್ಲದೆ ನೀವು ಹಳೆಯ ಡೇಟಾವನ್ನು ಮರುಬಳಕೆ ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಬದಲಾದರೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಗ್ರಾಹಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೊಸ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಬಳಸಲು ಬಯಸಿದರೆ, ಇದು ಮೂಲ ಸಂಗ್ರಹ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿದೆಯೇ ಅಥವಾ ಹೊಸ ಒಪ್ಪಿಗೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತದೆಯೇ ಎಂದು ನೀವು ನಿರ್ಣಯಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಡೇಟಾ ಕನಿಷ್ಠೀಕರಣ ಮತ್ತು ಅವಶ್ಯಕತೆ

ನಿಮ್ಮ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕನಿಷ್ಠ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಮಾತ್ರ ನೀವು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇದರರ್ಥ ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು "ನಂತರ ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಬಹುದು ಎಂಬ ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ" ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಡಚ್ ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನು ನೀವು ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲ ಹಣಕಾಸಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕೆಂದು ಬಯಸುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ಗ್ರಾಹಕರ ವಿವರಗಳನ್ನು ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಎಂದು ಇದರ ಅರ್ಥವಲ್ಲ.

ನೀವು ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದದ್ದನ್ನು ಇತರ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ವಸ್ತುಗಳಿಂದ ಬೇರ್ಪಡಿಸಬೇಕು.

ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ನೀವು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕೆಂದು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ: ನಿಮಗೆ ಇನ್ನೂ ಈ ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ? ಗುರುತಿಸಬಹುದಾದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಇಡುವ ಬದಲು ನೀವು ಅದನ್ನು ಅನಾಮಧೇಯಗೊಳಿಸಬಹುದೇ?

ಉತ್ತರ ಇಲ್ಲ ಎಂದಾದರೆ, ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಳಿಸಬೇಕು ಅಥವಾ ಅನಾಮಧೇಯಗೊಳಿಸಬೇಕು.

ಪಾರದರ್ಶಕತೆ ಮತ್ತು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆ

ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನೀವು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಏಕೆ ಆರಿಸಿಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರಿಸಬೇಕು. ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ಈ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಸಮಂಜಸವೇ ಎಂದು ನಿರ್ಣಯಿಸುತ್ತದೆ.

ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತಾ ಹೇಳಿಕೆಯು ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ನೀವು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು. ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಅವರ ಮಾಹಿತಿ ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ ಅಳಿಸುವಿಕೆಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸುವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಜನರು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾರೆ.

ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತಾ ನೀತಿಯಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟ ಸಮರ್ಥನೆಗಳೊಂದಿಗೆ ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. ಇದು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮನ್ನು ರಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರು ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾ ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಗ್ರಾಹಕರು ತಮ್ಮ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಭಾವಿಸಿದರೆ, ಅವರು ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರಕ್ಕೆ ದೂರು ಸಲ್ಲಿಸಬಹುದು.

ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಕಾನೂನು ಚೌಕಟ್ಟು

ನೆದರ್ಲ್ಯಾಂಡ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ದತ್ತಾಂಶ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗಾಗಿ ಕಾನೂನು ಚೌಕಟ್ಟು ಯುರೋಪಿಯನ್ ಮತ್ತು ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಶಾಸನವನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸುತ್ತದೆ, GDPR ಅಡಿಪಾಯವನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಡಚ್ ಕಾನೂನುಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುತ್ತವೆ.

ವ್ಯವಹಾರಗಳು ದತ್ತಾಂಶ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ತತ್ವಗಳ ವಿರುದ್ಧ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಬಾಧ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಸಮತೋಲನಗೊಳಿಸಬೇಕಾದಾಗ, ಆಟೋರೈಟ್ ಪರ್ಸೂನ್ಸ್‌ಜೆವೆನ್ಸ್ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ .

GDPR ಮತ್ತು ಡಚ್ ಅನುಷ್ಠಾನ ಕಾಯ್ದೆ

ನೆದರ್‌ಲ್ಯಾಂಡ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಡೇಟಾ ಧಾರಣಕ್ಕೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ನಿಯಂತ್ರಣ (GDPR) ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಕಾನೂನು ಆಧಾರವಾಗಿದೆ. ಇದು ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸುವುದಿಲ್ಲ.

ಬದಲಾಗಿ, ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಅಗತ್ಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಾರದು ಎಂಬ ತತ್ವವನ್ನು ಇದು ಸ್ಥಾಪಿಸುತ್ತದೆ.

ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಪ್ರೊಟೆಕ್ಷನ್ ಆಕ್ಟ್ (DGIA) ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ GDPR ಅನ್ನು ಜಾರಿಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಲು ಈ ಶಾಸನವು GDPR ಜೊತೆಗೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.

ಪ್ರಸ್ತುತ ಗೌಪ್ಯತೆ ಮಾನದಂಡಗಳೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಮೂಹಿಕ ಕಾಯ್ದೆ ದತ್ತಾಂಶ ಸಂರಕ್ಷಣೆ (ವರ್ಜಮೆಲ್ವೆಟ್ ಗೆಗೆವೆನ್ಸ್‌ಬೆಸ್ಚೆರ್ಮಿಂಗ್) ಇತ್ತೀಚೆಗೆ DGIA ಮತ್ತು ಸಂಬಂಧಿತ ದತ್ತಾಂಶ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಕಾನೂನುಗಳನ್ನು ತಿದ್ದುಪಡಿ ಮಾಡಿದೆ.

ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತಾ ನೀತಿಯು ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಏಕೆ ಆರಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಸಮರ್ಥಿಸಬೇಕು. ನೀವು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತಾ ಹೇಳಿಕೆಯಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು .

ಡಚ್ ದತ್ತಾಂಶ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರದ ಪಾತ್ರ

Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ಎಂಬುದು ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವಾಗಿದ್ದು ಅದು ಡೇಟಾ ಧಾರಣ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಜಾರಿಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಕರಣಾ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಸಮಂಜಸ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ ಎಂದು AP ನಿರ್ಣಯಿಸುತ್ತದೆ.

AP ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾ ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ತನಿಖೆ ಮಾಡಿದಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಸಮರ್ಥಿಸುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಒದಗಿಸಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಂಡು ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಾ ಎಂದು ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರವೂ ನೀವು ಅವರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಳಿಸಲು ವಿಫಲವಾದರೆ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು AP ಗೆ ದೂರುಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬಹುದು. ನೀವು ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಕಾನೂನುಗಳನ್ನು ಉಲ್ಲಂಘಿಸಿದರೆ ಈ ದೂರುಗಳನ್ನು ತನಿಖೆ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಜಾರಿ ಕ್ರಮ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು AP ಗೆ ಅಧಿಕಾರವಿದೆ.

ಶಾಸನಬದ್ಧ ಮತ್ತು ಸ್ವಯಂ-ನಿರ್ಧರಿತ ಧಾರಣ ಕಟ್ಟುಪಾಡುಗಳು

ಡಚ್ ಕಾನೂನು ಕಡ್ಡಾಯ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಮತ್ತು ನೀವೇ ನಿರ್ಧರಿಸುವ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ನಡುವೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸವನ್ನು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಶಾಸನವು ದೀರ್ಘ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುವಾಗ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು GDPR ತತ್ವಗಳನ್ನು ಅತಿಕ್ರಮಿಸುತ್ತವೆ.

ಡಚ್ ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಹಣಕಾಸಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಏಳು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಡಬೇಕು. GDPR ಕನಿಷ್ಠೀಕರಣ ತತ್ವಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಿಸದೆ ಈ ಅವಶ್ಯಕತೆ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.

ಮಾಹಿತಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಮತ್ತು ಅದರ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ನೌಕರರ ದತ್ತಾಂಶವು ವಿಭಿನ್ನ ಕಡ್ಡಾಯ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ.

ಶಾಸನಬದ್ಧ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಲ್ಲದ ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾಗಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಕರಣಾ ಉದ್ದೇಶಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ನೀವು ಸೂಕ್ತವಾದ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತೀರಿ. ಬಾಕಿ ಇರುವ ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್‌ಗಳನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಲು, ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಅಥವಾ ಇತರ ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ವ್ಯವಹಾರ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗಾಗಿ ನಿಮಗೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಡೇಟಾ ಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ನೀವು ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು.

ವಲಯ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸುವ ನಡವಳಿಕೆಯ ಸಂಹಿತೆಗಳ ಮೂಲಕ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನವನ್ನು ನೀಡಬಹುದು.

ಸೂಕ್ತವಾದ ಧಾರಣ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು

ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲು ಕಾನೂನು ಬಾಧ್ಯತೆಗಳು, ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು ಮತ್ತು GDPR ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ನಿರ್ಣಯಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ನೀವು ಸಾಕಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಮತೋಲನಗೊಳಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ಅದನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಾರದು.

ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ಅವಧಿಯನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸುವುದು

ನೀವು ಪ್ರತಿ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯನ್ನು ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ನೇರವಾಗಿ ಲಿಂಕ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. GDPR ನ ಉದ್ದೇಶ ಮಿತಿ ತತ್ವವೆಂದರೆ ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಮೂಲ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ನಿಮಗೆ ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ಮಾಹಿತಿ ಬೇಕು ಎಂದು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ.

ಡಚ್ ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನಿನಡಿಯಲ್ಲಿ ಹಣಕಾಸಿನ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಧಾರಣ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್‌ಗಾಗಿ ಮಾತ್ರ ಬಳಸುವ ಗ್ರಾಹಕರ ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳು ಒಂದು ಅಥವಾ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಮಾತ್ರ ಬೇಕಾಗಬಹುದು.

ನೀವು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಡೇಟಾ ವರ್ಗವನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮಾಡಬೇಕು.

ಕಾನೂನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯದವರೆಗೆ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಿ. ಗ್ರಾಹಕರ ವಿವಾದ ನಡೆಯುತ್ತಿದ್ದರೆ, ವಿಷಯ ಬಗೆಹರಿಯುವವರೆಗೆ ನೀವು ಸಂಬಂಧಿತ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗಬಹುದು.

ಆದಾಗ್ಯೂ, ಉದ್ದೇಶದ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ, ನೀವು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಅಳಿಸಬೇಕು ಅಥವಾ ಅನಾಮಧೇಯಗೊಳಿಸಬೇಕು.

ವಲಯ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕೈಗಾರಿಕೆಗಳಿಗೆ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾದ ಧಾರಣ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸುತ್ತವೆ. ಈ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳು ನಿಮ್ಮ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿನ ಇತರ ಕಂಪನಿಗಳು ಯಾವುದನ್ನು ಸಮಂಜಸವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಬಹುದು.

ನೀವು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿದ ಅವಧಿಗಳು ನಿಮ್ಮ ನಿಗದಿತ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿವೆಯೇ ಎಂದು ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ನಿರ್ಣಯಿಸುತ್ತದೆ.

ನೀತಿಗಳಲ್ಲಿ ಧಾರಣವನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವುದು

ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನೀವು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಏಕೆ ಆರಿಸಿಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರಿಸಬೇಕು. ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ನಿಮ್ಮ ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಪ್ರಶ್ನಿಸಿದರೆ ಈ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ನಿಮ್ಮನ್ನು ರಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ.

ನೀವು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ರೀತಿಯ ಗ್ರಾಹಕ ಡೇಟಾಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಮಯಫ್ರೇಮ್‌ಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.

ನಿಮ್ಮ ಆಂತರಿಕ ಡೇಟಾ ಧಾರಣ ನೀತಿಗಳು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಡೇಟಾ ವರ್ಗವನ್ನು ಅದರ ಅನುಗುಣವಾದ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯೊಂದಿಗೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ:

ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತಾ ಹೇಳಿಕೆಯು ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ನೀವು ಅವರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ತಿಳಿಸಬೇಕು. ಗ್ರಾಹಕರು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬಹುದಾದ ಸ್ಪಷ್ಟ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ.

"ಅಗತ್ಯವಿರುವವರೆಗೆ" ಎಂಬಂತಹ ಅಸ್ಪಷ್ಟ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು GDPR ಪಾರದರ್ಶಕತೆಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವುದಿಲ್ಲ.

ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆ, ಕಾನೂನು ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಸಮತೋಲನಗೊಳಿಸುವುದು

ಧಾರಣ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವಾಗ ನೀವು ಸ್ಪರ್ಧಾತ್ಮಕ ಬೇಡಿಕೆಗಳನ್ನು ಎದುರಿಸುತ್ತೀರಿ. ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ದಕ್ಷತೆಯು ಸುಲಭ ಪ್ರವೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಎಲ್ಲಾ ಡೇಟಾವನ್ನು ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದನ್ನು ಸೂಚಿಸಬಹುದು.

ಆದಾಗ್ಯೂ, GDPR ಗೆ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಕಡಿಮೆ ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಕಾನೂನು ಬಾಧ್ಯತೆಗಳು ನೀವು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಲಾಗದ ಕನಿಷ್ಠ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಆದ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಿಸದೆ ತೆರಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳು ಏಳು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಉಳಿಯಬೇಕು.

ಉದ್ಯೋಗ ಸಂಬಂಧಿತ ದತ್ತಾಂಶವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದು, ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮಾಹಿತಿಯು ಉದ್ಯೋಗ ಮುಗಿದ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ನಂತರಕ್ಕೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ವ್ಯಾಪಾರದ ಅಗತ್ಯಗಳು ತಕ್ಷಣದ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಮೀರಿ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವಿಕೆಯನ್ನು ಸಮರ್ಥಿಸಬಹುದು. ರಿಟರ್ನ್ಸ್ ಅಥವಾ ಖಾತರಿ ಕ್ಲೈಮ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ನೀವು ಖರೀದಿ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು.

ಬಾಕಿ ಇರುವ ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್‌ಗಳಿಗೆ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಅಂದರೆ ಪಾವತಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿತ ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇಡುವುದು.

ನಿಮಗೆ ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಅವರ ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಅವಧಿಗಳು ಮುಗಿದಿದ್ದರೆ ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳು ಅಳಿಸುವಿಕೆಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸಬಹುದು.

ನೀವು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅದರ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯನ್ನು ಮೀರಿದ ಯಾವುದನ್ನಾದರೂ ಅಳಿಸಬೇಕು. ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆಯಿಲ್ಲದೆ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಡೇಟಾ ಪ್ರಕಾರದ ಪ್ರಕಾರ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ಅವಲೋಕನ

ಡಚ್ ಕಾನೂನು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ವ್ಯವಹಾರ ದತ್ತಾಂಶಗಳಿಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕನಿಷ್ಠ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನುಗಳು ಹೆಚ್ಚಿನ ಹಣಕಾಸು ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಉದ್ಯೋಗ ಮತ್ತು ಆರೋಗ್ಯ ರಕ್ಷಣಾ ದತ್ತಾಂಶಗಳು ತಮ್ಮದೇ ಆದ ಸಮಯಾವಧಿಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಕಾನೂನು ಚೌಕಟ್ಟುಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತವೆ.

ಹಣಕಾಸು ಮತ್ತು ತೆರಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳು

ಡಚ್ ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ನೀವು ಹೆಚ್ಚಿನ ಹಣಕಾಸು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಏಳು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಈ ಧಾರಣ ಬಾಧ್ಯತೆಯು ಖರೀದಿ ಮತ್ತು ಮಾರಾಟ ದಾಖಲೆಗಳು, ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್‌ಗಳು, ಬ್ಯಾಂಕ್ ಸ್ಟೇಟ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ವಾರ್ಷಿಕ ಖಾತೆಗಳಿಗೆ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.

ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಯು ದಾಖಲೆಯನ್ನು ರಚಿಸಿದ ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷದ ಅಂತ್ಯದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ.

ನಿಮ್ಮ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಮತ್ತು ಡೆಬಿಟ್ ಖಾತೆಗಳು ಸಹ ಈ ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಅವಶ್ಯಕತೆಯ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತವೆ. ಇದರಲ್ಲಿ ಲೆಡ್ಜರ್‌ಗಳು, ಜರ್ನಲ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳನ್ನು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸುವ ಪೋಷಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಸೇರಿವೆ.

ದೈನಂದಿನ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳಿಗೆ ನಿಮಗೆ ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಸಹ, ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿಯುವ ಮೊದಲು ನೀವು ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅಳಿಸಲು ಅಥವಾ ನಾಶಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ.

ನಗದು ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಮಾರಾಟದ ಸ್ಥಳದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅದೇ ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಗೆ ಇಡಬೇಕು. ತೆರಿಗೆ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆ ಅಥವಾ ತನಿಖೆಗಳ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವಿನಂತಿಸಬಹುದು.

ನೀವು ಸರಿಯಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ವಿಫಲವಾದರೆ, ನೀವು ಡಚ್ ತೆರಿಗೆ ಕಚೇರಿಯಿಂದ ದಂಡ ಅಥವಾ ದಂಡವನ್ನು ಎದುರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿ ಡೇಟಾ

ಉದ್ಯೋಗ ಮುಗಿದ ನಂತರ ಏಳು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ನೌಕರರ ವೇತನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇದರಲ್ಲಿ ವೇತನ ಚೀಟಿಗಳು, ತೆರಿಗೆ ನಮೂನೆಗಳು ಮತ್ತು ಪಿಂಚಣಿ ಕೊಡುಗೆಗಳು ಸೇರಿವೆ.

ತೆರಿಗೆ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಮತ್ತು ವೇತನ ಅಥವಾ ಸವಲತ್ತುಗಳ ಕುರಿತು ಸಂಭಾವ್ಯ ವಿವಾದಗಳಿಗಾಗಿ ನಿಮಗೆ ಈ ದಾಖಲೆಗಳು ಬೇಕಾಗುತ್ತವೆ.

ಡೇಟಾ ಪ್ರಕಾರವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳು ವಿಭಿನ್ನ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ. ಯಾರಾದರೂ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ತೊರೆದ ನಂತರ ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗ ಅರ್ಜಿಗಳಂತಹ ಮೂಲ ಉದ್ಯೋಗ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಎರಡು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ವೈದ್ಯಕೀಯ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಅನಾರೋಗ್ಯ ರಜೆ ದಾಖಲೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ನಂತರ ಬೇಗನೆ ನಾಶವಾಗಬಹುದು.

ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ವಿಮರ್ಶೆಗಳು ಮತ್ತು ಶಿಸ್ತಿನ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಕಡಿಮೆ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಬೇಕಾಗುತ್ತವೆ. ಉದ್ಯೋಗ ಸಂಬಂಧಕ್ಕೆ ಅವು ಪ್ರಸ್ತುತವಾಗುವವರೆಗೆ ಮಾತ್ರ ನೀವು ಇವುಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ಉದ್ಯೋಗಿಯೊಬ್ಬರು ತೊರೆದ ನಂತರ, ಕಾನೂನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಬಾಕಿ ಉಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ನೀವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದರಿಂದ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ಒಳಗೆ ಇವುಗಳನ್ನು ಅಳಿಸಬಹುದು.

ಆರೋಗ್ಯ ರಕ್ಷಣೆ ಮತ್ತು ವೈದ್ಯಕೀಯ ಫೈಲ್‌ಗಳು

ಡಚ್ ಆರೋಗ್ಯ ರಕ್ಷಣಾ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ವೈದ್ಯಕೀಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕನಿಷ್ಠ 20 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಡಬೇಕು. ಹಿಂದಿನ ಚಿಕಿತ್ಸೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಉದ್ಭವಿಸಿದರೆ ಈ ದೀರ್ಘ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ರೋಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಆರೋಗ್ಯ ಪೂರೈಕೆದಾರರನ್ನು ರಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ.

ಅಪ್ರಾಪ್ತ ವಯಸ್ಕರನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತಹ ಕೆಲವು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇನ್ನೂ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಇಡಬೇಕಾಗಬಹುದು.

ರೋಗಿಯ ಫೈಲ್‌ಗಳು ರೋಗನಿರ್ಣಯ ಮಾಹಿತಿ, ಚಿಕಿತ್ಸಾ ಯೋಜನೆಗಳು, ಪರೀಕ್ಷಾ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು ಮತ್ತು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ. ನೀವು ಇವುಗಳನ್ನು ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅಧಿಕೃತ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮಾತ್ರ ಅವುಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದು ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ, ಅನಧಿಕೃತ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ತಡೆಯುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು.

ಔಷಧಾಲಯಗಳು ಪ್ರಿಸ್ಕ್ರಿಪ್ಷನ್ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಇದೇ ರೀತಿಯ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತವೆ. ಔಷಧಿ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಲು ಮತ್ತು ದೋಷಗಳನ್ನು ತಡೆಗಟ್ಟಲು ಇವುಗಳನ್ನು 15 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಡಬೇಕು.

ಆರೋಗ್ಯ ರಕ್ಷಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವಿಮಾ ಹಕ್ಕುಗಳು ಮತ್ತು ಬಿಲ್ಲಿಂಗ್ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ವಿಸ್ತೃತ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಬೇಕಾಗುತ್ತವೆ.

ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ದಾಖಲೆಗಳು

ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅವಧಿಗೆ ದಾಖಲೆಯ ಪ್ರಕಾರದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಡಿಪ್ಲೊಮಾಗಳು ಮತ್ತು ಪದವಿ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಕಾಯ್ದೆಯಡಿಯಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಅವುಗಳನ್ನು ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ ಇಡಬೇಕು.

ಈ ದಾಖಲೆಗಳು ಅರ್ಹತೆಗಳನ್ನು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಹಿಂದಿನ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳು ನಕಲುಗಳನ್ನು ವಿನಂತಿಸಲು ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತವೆ.

ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯು ತನ್ನ ಅಧ್ಯಯನವನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ನಂತರ ಕನಿಷ್ಠ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಪರೀಕ್ಷಾ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು ಮತ್ತು ಶ್ರೇಣಿಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಕೋರ್ಸ್ ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ಹಾಜರಾತಿ ದಾಖಲೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕಡಿಮೆ ಅವಧಿಯ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ವರ್ಷ ಮುಗಿದ ಸುಮಾರು ಒಂದರಿಂದ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ನಂತರ.

ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಂದಗಳಂತಹ ಕಾನೂನು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಪ್ಪಂದದ ಅವಧಿ ಮತ್ತು ಏಳು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನ್ಯಾಯಾಲಯದ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ವಕೀಲರೊಂದಿಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಕಾನೂನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಸಕ್ರಿಯವಾಗಿರುವಾಗ ಮತ್ತು ನಂತರ ಕನಿಷ್ಠ 20 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ನೋಟರಿ ಪತ್ರಗಳು ಅಧಿಕೃತ ಕಾನೂನು ಪುರಾವೆಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವುದರಿಂದ ಶಾಶ್ವತ ಧಾರಣ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.

ಡೇಟಾ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ವಿನಾಶವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು

ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ, ನೀವು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಕ್ರಿಯವಾಗಿ ತೆಗೆದುಹಾಕಬೇಕು. ಡಚ್ ಕಾನೂನು ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೇಗೆ ಅಳಿಸುತ್ತೀರಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವಿನಾಶ ವಿಧಾನಗಳ ಸರಿಯಾದ ದಾಖಲಾತಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಗಮನ ಹರಿಸುವುದನ್ನು ಬಯಸುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ಹೊರತಾಗಿಯೂ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂರಕ್ಷಿಸಬೇಕಾದ ಸಂದರ್ಭಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಹಾಕುತ್ತದೆ.

ಅಳಿಸುವಿಕೆಗೆ ಸಿದ್ಧವಾಗಿರುವ ಡೇಟಾವನ್ನು ಗುರುತಿಸುವುದು

ಯಾವ ಮಾಹಿತಿಯು ಅದರ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯ ಅಂತ್ಯವನ್ನು ತಲುಪಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ವಿವಿಧ ವರ್ಗಗಳ ಡೇಟಾವನ್ನು ಯಾವಾಗ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅವು ಅಳಿಸಲು ಅರ್ಹವಾದಾಗ ಅವುಗಳನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿ.

ಇದರಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರ ದಾಖಲೆಗಳು, ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ವಹಿವಾಟು ವಿವರಗಳು ಮತ್ತು ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ಆದ್ಯತೆಗಳು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು. ಕನಿಷ್ಠ ತ್ರೈಮಾಸಿಕಕ್ಕೊಮ್ಮೆ ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾಬೇಸ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಫೈಲಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ರಚಿಸಿ.

ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಪರಿಕರಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತವೆ, ಅವುಗಳು ಡೇಟಾ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ದಿನಾಂಕ ಸಮೀಪಿಸುತ್ತಿರುವುದನ್ನು ಫ್ಲ್ಯಾಗ್ ಮಾಡುತ್ತವೆ ಅಥವಾ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಂಡಾಗ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತವೆ. ಬ್ಯಾಕಪ್ ಸರ್ವರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಿದ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ನಿಮ್ಮ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾ ಎಲ್ಲಿ ವಾಸಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದರ ಸ್ಪಷ್ಟ ದಾಸ್ತಾನು ನೀವು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು.

ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾ ಸಂಸ್ಕರಣಾ ತಂಡಗಳು ವಿಭಿನ್ನ ಡೇಟಾ ಪ್ರಕಾರಗಳಿಗೆ ಯಾವ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಅನ್ವಯವಾಗುತ್ತವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಡಚ್ ತೆರಿಗೆ ಕಾನೂನಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಹಣಕಾಸಿನ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಏಳು ವರ್ಷಗಳ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಡೇಟಾಗೆ ಸಂಬಂಧವು ಸಕ್ರಿಯವಾಗಿರುವವರೆಗೆ ಮಾತ್ರ ಧಾರಣ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.

ನಿಮ್ಮ ಪರಿಶೀಲನಾ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ ಇದರಿಂದ ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ನಿಮ್ಮ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು.

ಸುರಕ್ಷಿತ ಮತ್ತು ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳುವ ವಿನಾಶ ವಿಧಾನಗಳು

ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಮರುಪಡೆಯುವಿಕೆ ಅಸಾಧ್ಯವಾಗುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು. ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಮರುಬಳಕೆ ಬಿನ್‌ಗೆ ಸರಿಸುವುದು ಅಥವಾ ಡೇಟಾಬೇಸ್ ನಮೂದುಗಳನ್ನು ಅಳಿಸುವುದು ಡಚ್ ಕಾನೂನು ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವುದಿಲ್ಲ.

ಡಿಜಿಟಲ್ ಡೇಟಾಗಾಗಿ, ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹಲವು ಬಾರಿ ಓವರ್‌ರೈಟ್ ಮಾಡುವ ಅಥವಾ ಶೇಖರಣಾ ಸಾಧನಗಳನ್ನು ಭೌತಿಕವಾಗಿ ನಾಶಪಡಿಸುವ ಸುರಕ್ಷಿತ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಿ. ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಪೇಪರ್ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಕ್ರಾಸ್-ಕಟ್ ಅಥವಾ ಮೈಕ್ರೋ-ಕಟ್ ಶ್ರೆಡರ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ ಚೂರುಚೂರು ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.

ಗ್ರಾಹಕರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಸಾಮಾನ್ಯ ತ್ಯಾಜ್ಯ ತೊಟ್ಟಿಗಳಲ್ಲಿ ವಿಲೇವಾರಿ ಮಾಡಬೇಡಿ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಪ್ರಮಾಣದ ಡೇಟಾಕ್ಕಾಗಿ, ವಿನಾಶದ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ವಿನಾಶ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ.

ಸೂಕ್ತವಾದ ವಿನಾಶ ವಿಧಾನಗಳು ಸೇರಿವೆ:

• ಡಿಜಿಟಲ್ ಫೈಲ್‌ಗಳಿಗಾಗಿ ಸುರಕ್ಷಿತ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್
• ಹಾರ್ಡ್ ಡ್ರೈವ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಶೇಖರಣಾ ಮಾಧ್ಯಮದ ಭೌತಿಕ ನಾಶ
• ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಅಡ್ಡ-ಕತ್ತರಿಸಿದ ಚೂರುಚೂರು
• ಕಾಂತೀಯ ಶೇಖರಣಾ ಸಾಧನಗಳಿಗೆ ಡೀಗ್ಯಾಸಿಂಗ್
• ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ವಿನಾಶ ಸೇವೆಗಳು

ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಯಾವಾಗ ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ನಾಶಪಡಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿ. ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಅಳಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳಬಹುದು.

ವಿನಾಯಿತಿಗಳು ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ತಡೆಹಿಡಿಯುವಿಕೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು

ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದರೂ ಸಹ ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಕಾನೂನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ಸಕ್ರಿಯ ತನಿಖೆಗಳು ಅಥವಾ ಬಾಕಿ ಇರುವ ವಿವಾದಗಳು ವಿಷಯವು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳ್ಳುವವರೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿತ ಗ್ರಾಹಕರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂರಕ್ಷಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.

ಬಾಧಿತ ಡೇಟಾಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಅಮಾನತುಗೊಳಿಸುವ ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ತಡೆಹಿಡಿಯುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನೀವು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು . ಪ್ರತಿ ಕಾನೂನು ತಡೆಹಿಡಿಯುವಿಕೆಯನ್ನು ಯಾವ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಏಕೆ ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ ದಾಖಲಿಸಿ.

ತಡೆಹಿಡಿಯುವಿಕೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾದಾಗ ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾ ಸಂಸ್ಕರಣಾ ತಂಡಗಳಿಗೆ ತಕ್ಷಣವೇ ತಿಳಿಸಿ, ಇದರಿಂದ ಅವರು ಆಕಸ್ಮಿಕವಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಾಶಪಡಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಸಕ್ರಿಯ ತಡೆಹಿಡಿಯುವಿಕೆಗಳನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ಆಧಾರವು ಕೊನೆಗೊಂಡಾಗ ಅವುಗಳನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ತೆಗೆದುಹಾಕಿ.

ಗ್ರಾಹಕರ ದೂರುಗಳು ಅಥವಾ ನಿಯಂತ್ರಕ ವಿಚಾರಣೆಗಳು ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಸಹ ವಿರಾಮಗೊಳಿಸುತ್ತವೆ . ಯಾರಾದರೂ ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರಕ್ಕೆ ದೂರು ಸಲ್ಲಿಸಿದರೆ, ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ವಿಷಯವನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವವರೆಗೆ ನೀವು ಅವರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ನಿಮ್ಮ ವಿಶಾಲವಾದ ಡೇಟಾ ಧಾರಣ ನೀತಿಗಳ ವಿರುದ್ಧ ಈ ವಿನಾಯಿತಿಗಳನ್ನು ಸಮತೋಲನಗೊಳಿಸುವಾಗ, ಕೆಲವು ಡೇಟಾ ನಿಮ್ಮ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಮೀರಿ ಏಕೆ ಉಳಿದಿದೆ ಎಂಬುದರ ಸ್ಪಷ್ಟ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿ.

ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳ ಹಕ್ಕುಗಳು ಮತ್ತು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಅನುಸರಣೆ

ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು GDPR ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಅವರ ವಿನಂತಿಗಳಿಗೆ ನಿಗದಿತ ಸಮಯದ ಚೌಕಟ್ಟಿನೊಳಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯು ಸರಿಯಾದ ದಾಖಲಾತಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು Autoriteit Personsgegevens ನಿಗದಿಪಡಿಸಿದ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು.

ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಹಕ್ಕು ಮತ್ತು ಡೇಟಾ ವಿಷಯದ ವಿನಂತಿಗಳು

ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಮಾಹಿತಿಯ ಮೂಲ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳು ತಮ್ಮ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ವಿನಂತಿಸಬಹುದು. ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಒಂದು ತಿಂಗಳೊಳಗೆ ಈ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ವಿನಂತಿಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಬೇಕು.

ನೀವು ವಿನಂತಿಯನ್ನು ನಿರಾಕರಿಸಿದರೆ, ಡೇಟಾ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ನಿಮ್ಮ ಕಾರಣವನ್ನು ನೀವು ವಿವರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ನೀವು ಅವರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಳಿಸಲು ವಿಫಲವಾದರೆ ಜನರು ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರಕ್ಕೆ ದೂರುಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬಹುದು.

ನೀವು ಅವರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ಇಟ್ಟುಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಡೇಟಾ ವಿಷಯವು ಭಾವಿಸಿದರೆ ಆಕ್ಷೇಪಿಸುವ ಹಕ್ಕು ಅವರಿಗೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಈ ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲು ಅನಾನುಕೂಲವಾಗಿದೆ ಎಂಬ ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಡೇಟಾ ವಿಷಯದ ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯು ಸ್ಪಷ್ಟ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಮಾಡುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಗುರುತನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಇನ್ನೂ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತವೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು ಇದರಲ್ಲಿ ಸೇರಿದೆ.

GDPR ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸಲು ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ವಿನಂತಿಗಳು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು.

ಧಾರಣ ಪದ್ಧತಿಗಳ ಮೂಲಕ GDPR ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು

ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನೀವು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನೀವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಮಯ ಚೌಕಟ್ಟುಗಳನ್ನು ಏಕೆ ಆರಿಸಿಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರಿಸಬೇಕು. ಈ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತೆ ನೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಿ ಇದರಿಂದ ಅವರು ವಿಚಾರಿಸಿದರೆ ನಿಮ್ಮ ತಾರ್ಕಿಕತೆಯನ್ನು Autoriteit Personsgegevens ಗೆ ತೋರಿಸಬಹುದು.

ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಸಮಂಜಸವಾಗಿದೆಯೇ ಮತ್ತು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಕಡಿಮೆಯಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ಪ್ರಾಧಿಕಾರವು ನಿರ್ಣಯಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಗೌಪ್ಯತಾ ಹೇಳಿಕೆಯು ನೀವು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ನಮೂದಿಸಬೇಕು.

ಈ ಪಾರದರ್ಶಕತೆಯು ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಧಾರಣ ಅವಧಿಯನ್ನು ಮೀರಿದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.

ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದಾಗ, ನೀವು ಡೇಟಾವನ್ನು ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿ ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು ಅಥವಾ ಅದನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅನಾಮಧೇಯಗೊಳಿಸಬೇಕು. ವೈದ್ಯಕೀಯ ಡೇಟಾದಂತಹ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ, ನೀವು ಸುರಕ್ಷಿತ ವಿನಾಶ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ಡಿಜಿಟಲ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಪೂರ್ವನಿರ್ಧರಿತ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಅಳಿಸಬಹುದು.

ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಂದ ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆ ಮತ್ತು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ

ಡೇಟಾ ಧಾರಣಕ್ಕಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು GDPR ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತವೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು Autoriteit Persoonsgegevens ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಅವರು ನಿಮ್ಮ ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ತನಿಖೆ ಮಾಡಬಹುದು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಮತ್ತು ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳ ದಾಖಲಾತಿಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸಬಹುದು.

ನೀವು ಅವರ ವಿಚಾರಣೆಗಳಿಗೆ ಸಹಕರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅವರು ವಿನಂತಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕು. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡ ಡೇಟಾ ಉಲ್ಲಂಘನೆಯನ್ನು ನೀವು ಅನುಭವಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಅದನ್ನು 72 ಗಂಟೆಗಳ ಒಳಗೆ ಡಚ್ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಪ್ರಾಧಿಕಾರಕ್ಕೆ ವರದಿ ಮಾಡಬೇಕು.

ಉಲ್ಲಂಘನೆಯು ಅವರ ಹಕ್ಕುಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ವಾತಂತ್ರ್ಯಗಳಿಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಅಪಾಯವನ್ನುಂಟುಮಾಡಿದರೆ, ನೀವು ಪೀಡಿತ ಡೇಟಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ನೇರವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರಲ್ಲಿ ತಾರತಮ್ಯ, ವಂಚನೆ, ಆರ್ಥಿಕ ಹಾನಿ ಅಥವಾ ಖ್ಯಾತಿಗೆ ಹಾನಿಯಾಗುವ ಅಪಾಯಗಳು ಸೇರಿವೆ.

ನಿಮ್ಮ ವಲಯದ ಸಂಸ್ಥೆಯು ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯಮಕ್ಕೆ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ಕುರಿತು ಮಾರ್ಗದರ್ಶನವನ್ನು ನೀಡಬಹುದು. ಮಾನ್ಯತೆ ಪಡೆದ ಉದ್ಯಮ ಮಾನದಂಡಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ನಿಮ್ಮ ಅನುಸರಣೆ ಪ್ರಯತ್ನಗಳನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸಬಹುದು.

ಆದಾಗ್ಯೂ, ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ಬಾಧ್ಯತೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ನಿಮ್ಮದಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಪದೇ ಪದೇ ಕೇಳಲಾಗುವ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು