ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ಕಾಲಾನಂತರದಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಮೇಲೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಡೇಟಾವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುತ್ತಾರೆ. ಈ ಎಲ್ಲಾ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಫೈಲ್ ಪ್ರಮುಖ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ ಮತ್ತು ಈ ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ, ಇದನ್ನು ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾಗಿ ಮಾಡುವುದು ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಉದ್ಯೋಗದಾತರಿಗೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಅನುಮತಿಸಲಾಗಿದೆ (ಅಥವಾ, ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಅಗತ್ಯವಿದೆ)? ಈ ಬ್ಲಾಗ್‌ನಲ್ಲಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಕಾನೂನು ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ಎದುರಿಸುವುದು ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ನೀವು ಇನ್ನಷ್ಟು ಓದಬಹುದು.
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಎಂದರೇನು?
ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದಂತೆ, ಉದ್ಯೋಗದಾತನು ತನ್ನ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಎದುರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನಂತರ ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು. ಇದನ್ನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಮೂಲಕ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ಉದ್ಯೋಗಿ(ಗಳು), ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದಗಳು, ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ ವರದಿಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿಗಳ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ವಿಳಾಸ ವಿವರಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಈ ಡೇಟಾವು AVG ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇರಿಸಬೇಕು.
(ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ AVG ಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತದೆಯೇ ಎಂದು ನೀವು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸಿದರೆ, ನಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ AVG ಪರಿಶೀಲನಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಇಲ್ಲಿ)
ಉದ್ಯೋಗಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು
AVG ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ನೀಡುವುದಿಲ್ಲ. ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗೆ ಯಾವುದೇ ನೇರವಾದ ಉತ್ತರವಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಇದು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ (ವೈಯಕ್ತಿಕ) ಡೇಟಾವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವರ್ಗದ ಡೇಟಾಗೆ ವಿಭಿನ್ನ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ. ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಇನ್ನೂ ಉದ್ಯೋಗಿಯಾಗಿದ್ದಾನೆಯೇ ಅಥವಾ ಉದ್ಯೋಗವನ್ನು ತೊರೆದಿದ್ದಾನೆಯೇ ಎಂಬುದರ ಮೇಲೆ ಇದು ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ.
ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ವರ್ಗಗಳು
ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದಂತೆ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವಿವಿಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳಿವೆ. ಪರಿಗಣಿಸಲು ಎರಡು ಮಾನದಂಡಗಳಿವೆ, ಅವುಗಳೆಂದರೆ ಉದ್ಯೋಗಿ ಇನ್ನೂ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾನೆ ಅಥವಾ ಉದ್ಯೋಗವನ್ನು ತೊರೆದಿದ್ದಾನೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಡೇಟಾವನ್ನು ಯಾವಾಗ ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು ಅಥವಾ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನವು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಸ್ತುತ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್
ಇನ್ನೂ ಉದ್ಯೋಗದಲ್ಲಿರುವ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಪ್ರಸ್ತುತ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಡೇಟಾಗೆ ಯಾವುದೇ ಸ್ಥಿರ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲಾಗಿಲ್ಲ. AVG ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು 'ನವೀಕೃತವಾಗಿ' ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಉದ್ಯೋಗದಾತರ ಮೇಲೆ ಬಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ವಿಧಿಸುತ್ತದೆ. ಇದರರ್ಥ ಉದ್ಯೋಗದಾತನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಆವರ್ತಕ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮತ್ತು ಹಳತಾದ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಾಶಮಾಡಲು ಗಡುವನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ನಿರ್ಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾನೆ.
ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ವಿವರಗಳು
ನೇಮಕಗೊಳ್ಳದ ಅರ್ಜಿದಾರರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಡೇಟಾವನ್ನು ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಅಂತ್ಯದ ನಂತರ ಗರಿಷ್ಠ 4 ವಾರಗಳಲ್ಲಿ ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು. ಪ್ರೇರಣೆ ಅಥವಾ ಅರ್ಜಿ ಪತ್ರ, CV, ನಡವಳಿಕೆಯ ಹೇಳಿಕೆ, ಅರ್ಜಿದಾರರೊಂದಿಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಂತಹ ಡೇಟಾ ಈ ವರ್ಗದ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ. ಅರ್ಜಿದಾರರ ಒಪ್ಪಿಗೆಯೊಂದಿಗೆ, ಸುಮಾರು 1 ವರ್ಷದವರೆಗೆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ.
ಮರುಸಂಘಟನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ
ನೌಕರನು ಮರುಸಂಘಟನೆಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದಾಗ ಮತ್ತು ಅವನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಿಂದಿರುಗಿದಾಗ, ಮರುಸಂಘಟನೆ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ನಂತರ 2 ವರ್ಷಗಳ ಗರಿಷ್ಠ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ಸ್ವಯಂ-ವಿಮೆದಾರರಾಗಿದ್ದಾಗ ಇದಕ್ಕೆ ಒಂದು ಅಪವಾದವಿದೆ. ಅಂತಹ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ, 5 ವರ್ಷಗಳ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.
ಉದ್ಯೋಗದ ಅಂತ್ಯದ ನಂತರ ಗರಿಷ್ಠ 2 ವರ್ಷಗಳು
ಉದ್ಯೋಗಿ ಉದ್ಯೋಗವನ್ನು ತೊರೆದ ನಂತರ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿನ ಹೆಚ್ಚಿನ (ವೈಯಕ್ತಿಕ) ಡೇಟಾವು 2 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ.
ಈ ವರ್ಗವು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:
- ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ತಿದ್ದುಪಡಿಗಳು;
- ರಾಜೀನಾಮೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ;
- ಮೌಲ್ಯಮಾಪನಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ವಿಮರ್ಶೆಗಳ ವರದಿಗಳು;
- ಬಡ್ತಿ/ಹಿಂಬಡ್ತಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ;
- UWV ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ ವೈದ್ಯರಿಂದ ಅನಾರೋಗ್ಯದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ;
- ಗೇಟ್‌ಕೀಪರ್ ಸುಧಾರಣೆ ಕಾಯಿದೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವರದಿಗಳು;
- ವರ್ಕ್ಸ್ ಕೌನ್ಸಿಲ್ ಸದಸ್ಯತ್ವದ ಒಪ್ಪಂದಗಳು;
- ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರದ ಪ್ರತಿ.
ಉದ್ಯೋಗದ ಅಂತ್ಯದ ನಂತರ ಕನಿಷ್ಠ 5 ವರ್ಷಗಳ ನಂತರ
ಕೆಲವು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಡೇಟಾವು 5 ವರ್ಷಗಳ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿ ಉದ್ಯೋಗವನ್ನು ತೊರೆದ ನಂತರ 5 ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಗೆ ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಉದ್ಯೋಗದಾತನು ನಿರ್ಬಂಧಿತನಾಗಿರುತ್ತಾನೆ. ಇವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಡೇಟಾ:
- ವೇತನದಾರರ ತೆರಿಗೆ ಹೇಳಿಕೆಗಳು;
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಗುರುತಿನ ದಾಖಲೆಯ ಪ್ರತಿ;
- ಜನಾಂಗೀಯತೆ ಮತ್ತು ಮೂಲದ ಡೇಟಾ;
- ವೇತನದಾರರ ತೆರಿಗೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಡೇಟಾ.
ಆದ್ದರಿಂದ ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಹೊಸ ಹೇಳಿಕೆಗಳಿಂದ ಬದಲಾಯಿಸಿದರೂ ಸಹ ಕನಿಷ್ಠ ಐದು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇರಿಸಬೇಕು.
ಉದ್ಯೋಗದ ಅಂತ್ಯದ ನಂತರ ಕನಿಷ್ಠ 7 ವರ್ಷಗಳ ನಂತರ
ಮುಂದೆ, ಉದ್ಯೋಗದಾತರು 'ತೆರಿಗೆ ಧಾರಣ ಬಾಧ್ಯತೆ' ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇದು 7 ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಗೆ ಎಲ್ಲಾ ಮೂಲಭೂತ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಉದ್ಯೋಗದಾತರನ್ನು ನಿರ್ಬಂಧಿಸುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಇದು ಮೂಲಭೂತ ಡೇಟಾ, ವೇತನ ಅಲಂಕಾರಗಳು, ವೇತನದಾರರ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಬಳ ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಮುಗಿದಿದೆಯೇ?
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಿಂದ ಡೇಟಾದ ಗರಿಷ್ಠ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಂಡಾಗ, ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ನಂತರ ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು.
ಕನಿಷ್ಠ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಂಡಾಗ, ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಮೇ ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಾಶಮಾಡಿ. ಕನಿಷ್ಠ ಧಾರಣ ಅವಧಿಯು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಂಡಾಗ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಾಶಪಡಿಸಲು ವಿನಂತಿಸಿದಾಗ ವಿನಾಯಿತಿ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು ಅಥವಾ ಇತರ ಡೇಟಾಗಾಗಿ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ಕುರಿತು ನೀವು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೀರಾ? ಹಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ, ದಯವಿಟ್ಟು ನಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಿ. ನಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗ ವಕೀಲರು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ಸಂತೋಷವಾಗುತ್ತದೆ!