ಉದ್ಯೋಗದಾತರಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಹಾಗೆ ಮಾಡುವಾಗ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾದ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನೀವು ನಿರ್ಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತೀರಿ. ಅಂತಹ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವಾಗ, ಗೌಪ್ಯತೆ ಕಾಯಿದೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ನಿಯಂತ್ರಣ (AVG) ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನ ಕಾಯಿದೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಡೇಟಾ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ನಿಯಂತ್ರಣ (UAVG) ಅನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ AVG ಉದ್ಯೋಗದಾತರ ಮೇಲೆ ಕಟ್ಟುಪಾಡುಗಳನ್ನು ವಿಧಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಪರಿಶೀಲನಾಪಟ್ಟಿಯ ಮೂಲಕ, ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತವೆಯೇ ಎಂದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ.
- ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವ ಡೇಟಾವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಬಹುದು?
ಅನುಸರಿಸುವ ಮುಖ್ಯ ನಿಯಮವೆಂದರೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಾದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಮಾತ್ರ ಸೇರಿಸಬಹುದು: ಉದ್ಯೋಗಿಯೊಂದಿಗೆ ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದದ ಸರಿಯಾದ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ.
ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, 'ಸಾಮಾನ್ಯ' ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೀಗೆ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
- ಹೆಸರು;
- ವಿಳಾಸ;
- ಹುಟ್ತಿದ ದಿನ;
- ಪಾಸ್ಪೋರ್ಟ್ / ಗುರುತಿನ ಚೀಟಿಯ ಪ್ರತಿ;
- BSN ಸಂಖ್ಯೆ
- ಉದ್ಯೋಗದ ನಿಯಮಗಳು ಮತ್ತು ಷರತ್ತುಗಳು ಮತ್ತು ಅನೆಕ್ಸ್‌ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿದ ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದ;
- ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ವರದಿಗಳಂತಹ ಉದ್ಯೋಗಿ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ ಮತ್ತು ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಡೇಟಾ.
ಉದ್ಯೋಗದಾತರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು, ಗೈರುಹಾಜರಿಯ ದಾಖಲೆ, ದೂರುಗಳು, ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳು, ಸಂದರ್ಶನಗಳ ದಾಖಲೆಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳಂತಹ ಇತರ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಲು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಬಹುದು.
ಉದ್ಯೋಗದಾತರಾಗಿ, ಕಾನೂನು ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಸರಿಯಾದತೆ ಮತ್ತು ನಿಖರತೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ನವೀಕರಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.
- ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ 'ಸಾಮಾನ್ಯ' ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಯಾವಾಗ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಬಹುದು?
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವಾಗ ಮತ್ತು ಯಾವ 'ಸಾಮಾನ್ಯ' ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು. ಆರ್ಟಿಕಲ್ 6 AVG ಅಡಿಯಲ್ಲಿ, ಉದ್ಯೋಗದಾತರು 6 ಕಾರಣಗಳ ಮೂಲಕ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ 'ಸಾಮಾನ್ಯ' ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬಹುದು. ಈ ಕಾರಣಗಳು ಸೇರಿವೆ:
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡಿದ್ದಾರೆ;
- ಉದ್ಯೋಗಿ (ಉದ್ಯೋಗ) ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಸಂಸ್ಕರಣೆ ಅಗತ್ಯ;
- ಉದ್ಯೋಗದಾತರಿಗೆ (ತೆರಿಗೆಗಳು ಮತ್ತು ಕೊಡುಗೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸುವಂತಹ) ಕಾನೂನು ಬಾಧ್ಯತೆಯ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ;
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಅಥವಾ ಇನ್ನೊಬ್ಬ ನೈಸರ್ಗಿಕ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪ್ರಮುಖ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಳನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ಸಂಸ್ಕರಣೆ ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ (ತೀವ್ರವಾದ ಅಪಾಯವು ಸನ್ನಿಹಿತವಾದಾಗ ಒಂದು ಉದಾಹರಣೆಯನ್ನು ವಹಿಸುತ್ತದೆ ಆದರೆ ನೌಕರನು ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡಲು ಮಾನಸಿಕವಾಗಿ ಅಸಮರ್ಥನಾಗಿರುತ್ತಾನೆ);
- ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಹಿತಾಸಕ್ತಿ/ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸುವ್ಯವಸ್ಥೆಗೆ ಸಂಸ್ಕರಣೆ ಅಗತ್ಯ;
- ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಅಥವಾ ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಸಂಸ್ಕರಣೆ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ (ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಳು ಉದ್ಯೋಗದಾತರ ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಮೀರಿದರೆ ಹೊರತುಪಡಿಸಿ).
- ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವ ಡೇಟಾವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಬಾರದು?
ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ 'ಸಾಮಾನ್ಯ' ಡೇಟಾದ ಹೊರತಾಗಿ, ಅವುಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಸೂಕ್ಷ್ಮಗ್ರಾಹಿಯಾಗಿರುವುದರಿಂದ (ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ) ಸೇರಿಸಬಾರದು ಎಂಬ ಡೇಟಾ ಕೂಡ ಇವೆ. ಇವು 'ವಿಶೇಷ' ಡೇಟಾ ಮತ್ತು ಇವುಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿವೆ:
- ನಂಬಿಕೆಗಳು;
- ಲೈಂಗಿಕ ದೃಷ್ಟಿಕೋನ;
- ಜನಾಂಗ ಅಥವಾ ಜನಾಂಗೀಯತೆ;
- ವೈದ್ಯಕೀಯ ಡೇಟಾ (ನೌಕರರಿಂದ ಸ್ವಯಂಪ್ರೇರಣೆಯಿಂದ ಒದಗಿಸಿದಾಗ ಸೇರಿದಂತೆ).
'ವಿಶೇಷ' ಡೇಟಾವನ್ನು AVG ಅಡಿಯಲ್ಲಿ 10 ವಿನಾಯಿತಿಗಳಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬಹುದು. ಮುಖ್ಯ 3 ವಿನಾಯಿತಿಗಳು ಕೆಳಕಂಡಂತಿವೆ:
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟ ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡಿದ್ದಾರೆ;
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಸ್ವತಃ ಉದ್ದೇಶಪೂರ್ವಕವಾಗಿ ಬಹಿರಂಗಪಡಿಸಿದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ನೀವು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುತ್ತೀರಿ;
- ಅತಿಕ್ರಮಿಸುವ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಾಗಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ (ಇದನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸಲು ಡಚ್ ಕಾನೂನು ಆಧಾರ ಅಗತ್ಯವಿದೆ).
- ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಭದ್ರತಾ ಕ್ರಮಗಳು
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತವನ್ನು ನೋಡಲು ಯಾರಿಗೆ ಅವಕಾಶವಿದೆ?
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಪ್ರವೇಶ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಮಾತ್ರ ವೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು. ಈ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಇಲಾಖೆಯ ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿ ಸ್ವತಃ / ಅವಳ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ನೋಡುವ ಮತ್ತು ತಪ್ಪಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿದ್ದುಪಡಿ ಮಾಡುವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾನೆ.
ಫೈಲ್‌ಗೆ ಭದ್ರತಾ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು
ಇದಲ್ಲದೆ, ಎವಿಜಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಡಿಜಿಟಲ್ ಅಥವಾ ಪೇಪರ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ವಿಧಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮುಖ್ಯ. ಉದ್ಯೋಗದಾತರಾಗಿ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಗೌಪ್ಯತೆಯನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ನೀವು ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ನಿರ್ಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತೀರಿ. ಆದ್ದರಿಂದ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸೈಬರ್ ಕ್ರೈಮ್, ಅನಧಿಕೃತ ಪ್ರವೇಶ, ಮಾರ್ಪಾಡು ಅಥವಾ ಅಳಿಸುವಿಕೆಯಿಂದ ರಕ್ಷಿಸಬೇಕು.
- ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಧಾರಣ ಅವಧಿ
ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸೀಮಿತ ಅವಧಿಯವರೆಗೆ ಇರಿಸಬಹುದು ಎಂದು AVG ಹೇಳುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಡೇಟಾವು ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ. ಇತರ ಡೇಟಾಕ್ಕಾಗಿ, ಡೇಟಾದ ನಿಖರತೆಯ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಅಥವಾ ಆವರ್ತಕ ಪರಿಶೀಲನೆಗಾಗಿ ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಸಮಯ ಮಿತಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ತಪ್ಪಾದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಮಂಜಸವಾದ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು ಎಂದು AVG ಹೇಳುತ್ತದೆ.
ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಇನ್ನಷ್ಟು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸುವಿರಾ? ನಂತರ ನಮ್ಮ ಬ್ಲಾಗ್ ಓದಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಫೈಲ್ ಧಾರಣ ಅವಧಿಗಳು.
ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಮೇಲೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತದೆಯೇ? ನಂತರ ಇದು AVG ಕಂಪ್ಲೈಂಟ್ ಆಗಿರುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳಿವೆ.
ಈ ಬ್ಲಾಗ್ ಅನ್ನು ಓದಿದ ನಂತರ, ನೀವು ಇನ್ನೂ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಅಥವಾ AVG ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ನಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಿ. ನಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗ ವಕೀಲರು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ಸಂತೋಷವಾಗುತ್ತದೆ!